Privacyverklaring Montessori Scholengemeenschap Amsterdam

Montessori Scholengemeenschap Amsterdam (MSA) neemt privacy serieus en biedt de leerlingen, ouders en medewerkers een veilige (leer)omgeving, ook op het gebied van privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, met welk doel wij dit doen, wat de grondslag hierbij is en hoe wij ervoor zorgen dat deze persoonsgegevens goed zijn beveiligd. Daarnaast vindt u informatie over hoe lang we deze persoonsgegevens bewaren en wat uw rechten zijn.

De AVG betekent niet dat wij voor iedere verwerking van persoonsgegevens toestemming hoeven te vragen. Als schoolbestuur verwerken wij persoonsgegevens vaak omdat dit nodig is om ons onderwijs te kunnen verzorgen, leerlingen te begeleiden en onze wettelijke taken uit te voeren. Alleen in specifieke situaties vragen wij hiervoor apart toestemming.

Onze organisatie bestaat uit zes scholen en een bedrijfs- en bestuursbureau. Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze scholen, het bedrijfs- en bestuursbureau en al onze gezamenlijke activiteiten. Meer gedetailleerde informatie over privacy vindt u in het:

• Privacyreglement voor leerlingen en ouders
• Privacyreglement voor medewerkers

Op wie is deze privacyverklaring van toepassing
De gegevens die betrekking hebben op onze leerlingen noemen we persoonsgegevens. Deze privacyverklaring gaat over de persoonsgegevens van leerlingen die zich hebben aangemeld of zijn ingeschreven bij een school van MSA, en over de gegevens van hun ouders of verzorgers voor zover die nodig zijn voor de relatie met de school. Ook is deze privacyverklaring van toepassing op medewerkers, sollicitanten, stagiairs en vrijwilligers.

Ouders, leerlingen en verzorgers
Deze privacyverklaring is van toepassing op leerlingen die zich hebben aangemeld bij of zijn ingeschreven op een school van MSA. Daarnaast geldt deze verklaring voor ouders en verzorgers, voor zover de school hun persoonsgegevens verwerkt in het kader van de aanmelding, inschrijving, begeleiding en communicatie over de leerling. Denk hierbij bijvoorbeeld aan contactgegevens, gegevens die nodig zijn voor de schooladministratie en informatie die van belang is voor de ondersteuning en ontwikkeling van de leerling.

Medewerkers
Deze privacyverklaring is ook van toepassing op medewerkers van MSA. Het gaat daarbij om persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van het dienstverband, zoals gegevens voor de personeelsadministratie, salarisverwerking, verzuimbegeleiding, opleiding en ontwikkeling, en de uitvoering van wettelijke verplichtingen als werkgever.

Sollicitanten
Voor sollicitanten is deze privacyverklaring van toepassing op de persoonsgegevens die MSA verwerkt tijdens de sollicitatieprocedure. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om contactgegevens, cv, motivatiebrief, opleidingsgegevens en andere informatie die relevant is voor de beoordeling van de sollicitatie en het eventueel aangaan van een dienstverband.

Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders/verzorgers, medewerkers en sollicitanten. Soms krijgen we gegevens rechtstreeks van ouders en/of verzorger, soms verzamelen we ze zelf (bijvoorbeeld resultaten of aanwezigheid), en soms ontvangen we ze van derden (bijv. een voorgaande school). Bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) verwerken we alleen als dat nodig is en toegestaan is door de wet, meestal met uw toestemming of in noodgevallen.

We verzamelen verschillende soorten gegevens:

• Algemene gegevens: zoals naam, adres, geboortedatum, contactgegevens, geslacht;
• Onderwijsgegevens: zoals cijfers, vorderingen, de resultaten van leerlingvolgsysteemtoetsen , waaronder landelijke eindtoetsen en andere gestandaardiseerde toetsen die scholen gebruiken (zoals Cito-, IEP- of andere vergelijkbare toetsen), aanwezigheid, gedragsobservaties, verslagen van gesprekken met ouders of kinderen, informatie over kindgerelateerde gebeurtenissen/incidenten en andere relevante informatie die nodig is om het totale ontwikkelingsproces van een kind te kunnen begeleiden, studiekeuze.
• Bijzondere persoonsgegevens: alleen wanneer nodig voor begeleiding, zoals medische gegevens (dyslexie, ADHD).

Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens?

Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens hoofdzakelijk om onderwijs te organiseren. Dit betekent dat wij persoonsgegevens van leerlingen gebruiken om de leerlingen onderwijs te geven en begeleiding te bieden.

Grondslag
Wij moeten de verwerking van persoonsgegevens op een grondslag van de AVG kunnen baseren. De verwerking is altijd gebaseerd op een van de volgende juridische grondslagen:

• Er is door betrokkene (bij kinderen: door de wettelijk vertegenwoordiger van betrokkene) toestemming verleend voor de verwerking van persoonsgegevens (zie ook paragraaf Toestemming hieronder).
• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is.
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
• De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van iemand anders te beschermen; bijvoorbeeld dringende gezondheidsredenen.
• De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang.
• De verwerking is noodzakelijk voor de gerechtvaardigde belangen van de MSA of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die om bescherming vragen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer betrokkene een kind is.

Toestemming

Gegevens kunnen ook worden verwerkt op basis van toestemming met als doel:

• Informeren ouders, leerlingen en medewerkers met beeldmateriaal over activiteiten en ontwikkelingen op en om de school en/ of onderwijsactiviteiten (beeldmateriaal op bijv. websites, schoolgids, nieuwsbrief).

Indien ouders/verzorgers hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven, kunnen wij persoonsgegevens delen voor informele doeleinden, bijvoorbeeld:

• Het plaatsen van foto’s van schoolactiviteiten op oudercommunicatieplatforms of sociale media.

Toestemming is altijd vrijwillig en mag op ieder moment worden ingetrokken. Als u toestemming intrekt, passen wij ons gebruik van de gegevens zo snel mogelijk aan. Verwerkingen die al hebben plaatsgevonden, blijven wel rechtmatig.

Cameratoezicht
Op een aantal van onze scholen is sprake van cameratoezicht. Dit gebeurt uitsluitend op locaties waar dat noodzakelijk is, zoals buitenterreinen en algemene toegangs- en verkeersruimtes (zoals entrees en gangen). Cameratoezicht vindt nadrukkelijk niet plaats in klaslokalen en privéruimtes zoals toiletten, kleedkamers of spreekkamers.

Het doel van het cameratoezicht is:

• De bescherming van de veiligheid en gezondheid van leerlingen, medewerkers en bezoekers in gebouwen en terreinen.
• De beveiliging en vastleggen van de toegang tot gebouwen en terreinen, waaronder mede is begrepen het weren van onbevoegde of onbevoegd verklaarde personen.
• Het voorkomen en registreren van overlast en strafbare feiten zoals vandalisme, diefstal en inbraak.
• De bewaking van zaken die zich in gebouwen of op terreinen bevinden.

Informatieplicht

Betrokkenen worden op duidelijke wijze geïnformeerd over het cameratoezicht door middel van zichtbare borden of stickers bij de schoolentree en op de locaties waar camera’s zijn geplaatst. Tevens zijn de doeleinden en betrokkenen rechten opgenomen in deze privacyverklaring.

Beheer en toegang

De camerabeelden worden beveiligd opgeslagen en zijn uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers binnen onze scholengroep voor de afhandeling van een incident. Beelden worden uitsluitend verstrekt aan bevoegde instanties zoals de politie, en alleen in het kader van een onderzoek naar strafbare feiten.

Met welke partijen wisselen wij gegevens uit?

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden op basis van uw toestemming, als dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de uitoefening van een taak van algemeen belang. Dit doen wij alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring, meer in het bijzonder het verzorgen van onderwijs en het bewaken van de kwaliteit van het onderwijs. Wij delen alleen die gegevens die noodzakelijk zijn. De ontvangers van gegevens worden hieronder onderverdeeld in categorieën.

Overheidsinstanties

Wij kunnen de persoonsgegevens van leerlingen en/of medewerkers delen met overheidsinstanties, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van een taak van algemeen belang of in verband met een wettelijke verplichting. Voorbeelden hiervan zijn:

• Het verstrekken van leerlinggegevens aan de onderwijsinspectie of Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO).
• Het overdragen van het onderwijskundig rapport bij schoolwisseling.
• Het melden van vermoedens van huiselijk geweld bij Veilig Thuis, op basis van de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling.
• Het melden van ongeoorloofd schoolverzuim aan de leerplichtambtenaar via het digitaal verzuimloket van DUO.

Elke overheidsinstantie die gegevens ontvangt, is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en dient zich te houden aan de relevante privacywetgeving.

Externe leveranciers/ verwerkers
Met organisaties die persoonsgegevens verwerken in opdracht van de school worden afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens van leerlingen en ouders ook daar goed zijn beveiligd. Dit verwerken vindt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van de MSA plaats. Met deze verwerkers sluiten we overeenkomsten (zogenaamde verwerkersovereenkomsten) af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens verwerkt worden, hoe lang ze verwerkt en bewaard worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.

Overdracht tussen primair en voortgezet onderwijs
Bij instroom van een leerling in het voortgezet onderwijs ontvangen wij een onderwijskundig rapport van de basisschool, zodat wij een goede aansluiting kunnen realiseren en de leerling passend kunnen begeleiden. Bij de overdracht naar een andere school voor voortgezet onderwijs verstrekken wij op onze beurt een onderwijskundig rapport aan de nieuwe school. Voordat deze gegevensoverdracht plaatsvindt, hebben ouders inzage gehad in de inhoud van dit rapport.

Overdracht naar vervolgonderwijs (mbo, hbo, universiteit)
Wanneer een leerling doorstroomt naar vervolgonderwijs, kunnen wij op verzoek relevante onderwijsgegevens delen met de ontvangende instelling om continuïteit in de begeleiding te waarborgen. Dit gebeurt alleen met voorafgaande toestemming van de leerling (vanaf 16 jaar) of van de ouders/verzorgers (tot 16 jaar).

Stages en werkplekken
Voor het organiseren en begeleiden van stages en werkplekken kunnen wij noodzakelijke persoonsgegevens delen met stagebedrijven of andere organisaties waar de leerling wordt geplaatst. Het gaat uitsluitend om gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren en begeleiden van de stage, en deze gegevens worden alleen voor dat doel gebruikt en gedeeld, met uw toestemming.

Welke maatregelen nemen wij om de persoonsgegevens te beveiligen?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking, zoals onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging.

Ondanks onze inspanningen kan er onverhoopt toch sprake zijn van een beveiligingsincident of datalek. Indien blijkt dat uw persoonsgegevens of die van uw kind zijn getroffen op een manier die waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij u hierover zo snel en transparant mogelijk informeren.

Welke bewaartermijnen hanteren wij?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor sommige gegevens zijn in de wet minimale of maximale bewaartermijnen vastgelegd. Denk aan gegevens in het officiële leerlingdossier, toets- en examenresultaten of financiële administratie. De MSA hanteert een intern bewaarbeleid [1]waarin is vastgelegd hoe lang verschillende soorten gegevens worden bewaard en wanneer ze moeten worden vernietigd of geanonimiseerd. Wie meer wil weten over de bewaartermijnen voor een bepaald type gegevens, kan dit navragen bij de school of via privacyteam@msa.nl.

Uw rechten

Ouder(s/verzorger(s) van leerlingen jonger dan 16 jaar, leerlingen vanaf 16 jaar en medewerkers hebben een aantal rechten als het gaat om de verwerking van hun persoonsgegevens. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens, eerder gegeven toestemming in te trekken en u heeft het recht om de persoonsgegevens in te zien, te (laten) corrigeren of te (laten) verwijderen. Ook kunt u in voorkomende gevallen het verzoek doen om de verwerking van de persoonsgegevens te beperken of om de persoonsgegevens aan uzelf of aan een derde partij over te dragen. Deze rechten zijn in de AVG vastgelegd. Op elk moment kan gebruik worden gemaakt van deze rechten.

• Recht van informatie: Als betrokkene heeft u recht op informatie, ook wel de toepassing van transparantie. Om te voldoen aan dit recht, heeft u vrijelijk toegang tot de privacyverklaring en het privacyreglement dat wij als organisatie hebben opgesteld om u te voorzien van alle volgens de wet noodzakelijke informatie.
• Recht van inzage, correctie, gegevenswissing en beperking van verwerking: Als betrokkene kunt u altijd een verzoek indienen om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. U heeft het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens delen en/of uitwisselen worden aangepast.
• Als u ons verzoekt om de gegevensverwerking te beperken of gegevens te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij of wij eventueel een wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
• Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens in specifieke situaties. Dit geldt niet voor algemene of principiële bezwaren. In de meeste gevallen zal er een belangenafweging gemaakt moeten worden.
• Recht van overdraagbaarheid: Tevens heeft u het recht om de gegevens, die wij van u verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.

Hoe kan ik gebruik maken van mijn rechten?

Wilt u gebruik maken van (één van) deze rechten, heeft u vragen over hoe wij omgaan met informatiebeveiliging, privacy en persoonsgegevens of heeft u een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken?

Dan kunt u contact opnemen met ons privacyteam via privacyteam@msa.nl of met de directie van uw school. U kunt ook rechtstreeks contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via fg@privacyopschool.nl. Mocht u er samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u desgewenst een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens

Alleen de wettelijke vertegenwoordigers van een leerling jonger dan 16 jaar zijn bevoegd om een verzoek in te dienen. De identiteit van de verzoeker moet duidelijk zijn. Hierdoor kan er gevraagd om een geldig identiteitsbewijs ter verificatie van uw identiteit.

Wij zullen u binnen één maand inzage in de gevraagde gegevens geven of de gevraagde correctie of verwijdering binnen één maand verwerken. Deze termijn kan in bepaalde gevallen worden verlengd met maximaal twee maanden. Is dat het geval, dan informeren wij u binnen de eerste maand van de verlenging met de reden daarvoor.

Datalekken

Ondanks alle zorgvuldigheid kan er iets misgaan en kunnen persoonsgegevens op een verkeerde plek terechtkomen of tijdelijk onbeveiligd zijn. In zo’n geval spreken we van een datalek. Als u een situatie vermoedt waarin gegevens mogelijk zijn uitgelekt, bijvoorbeeld doordat een document is kwijtgeraakt of een e-mail met persoonsgegevens verkeerd is geadresseerd, verzoeken wij u dat zo snel mogelijk te melden bij de directie van de school of via msaprivacyteam@msa.nl. Wij onderzoeken dan wat er precies is gebeurd, nemen maatregelen om herhaling te voorkomen en beoordelen of het nodig is om het datalek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien vereist, bij de betrokkenen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

De MSA gebruikt technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Meer informatie vindt u in de cookieverklaring.

Aanpassen privacyverklaring

Laatst gewijzigd dd. 12 mei 2026.

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Op onze website(s) plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan. Ook geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.

Contactgegevens
Privacyteam MSA
Adres: Polderweg 3, 1093 KL Amsterdam
Telefoonnummer: 020 – 597 98 12
E-mail: msaprivacyteam@msa.nl
Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming:
Telefoonnummer: 085 01 88 313
E-mail: fg@privacyopschool.nl

[1] Dit is in concept aanwezig, maar nog niet vastgesteld